Info bar

Thông báo hướng dẫn xác định tư cách pháp lý của người ký tài liệu nộp cho Cục SHTT


Ngày 23 tháng 11 năm 2020, Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam đã ban hành Thông báo số 13822/TB-SHTT (“Thông báo số 13822”) hướng dẫn việc áp dụng một số quy định liên quan đến người có tư cách pháp lý ký các tài liệu với danh nghĩa là đại diện của chủ đơn theo quy định tại Điểm 3 và 4 Thông tư 01/2007/TT-BKHCN. Nội dung cần lưu ý trong thông báo này là những hướng dẫn liên quan đến trường hợp chủ đơn là tổ chức được tóm tắt như sau:

  1. Tất cả các loại tài liệu được nộp cho Cục SHTT phải được ký bởi một trong những người có chức danh như Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Công ty, Tổng Giám đốc hay Giám đốc;
  2. Trường hợp người ký có các chức danh khác với các chức danh được liệt kê ở trên, chủ đơn phải cung cấp tài liệu chứng minh thẩm quyền của người ký;
  3. Trong trường hợp chủ đơn là tổ chức nước ngoài và cá nhân đại diện cho chủ đơn này không chứng minh được tư cách đại diện thì các tài liệu giao dịch nộp tại Cục SHTT phải được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đối với chữ ký của cá nhân đó.

 

Lời bình

 

Trước khi Thông báo 13822 được ban hành, hầu hết các tài liệu do người nộp đơn nộp vào Cục SHTT (chủ yếu là Giấy ủy quyền) đều được chấp nhận bất kể chức danh của người ký tài liệu đại diện cho người nộp đơn, chính vì vậy mà Thông báo số 13822 của Cục SHTT đã gặp nhiều ý kiến đóng góp/phản đối từ nhiều bên liên quan như Hội SHTT cũng như các đại diện sở hữu trí tuệ tại Việt Nam.

Theo Cục SHTT, việc thay đổi thực tiễn về xác định tư cách pháp lý của người ký tài liệu theo Thông báo 13822 nhằm đáp ứng các quy định của Bộ luật dân sự nói chung và Luật SHTT nói riêng. Hiện nay, Cục SHTT chỉ mặc nhiên thừa nhận những người là đại diện theo pháp luật (như Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Công ty, Tổng Giám đốc hay Giám đốc) là có đủ thẩm quyền ký các tài liệu nhân danh pháp nhân mà không cần phải cung cấp tài liệu chứng minh thẩm quyền ký.

Tuy nhiên, chúng tôi thấy rằng việc thay đổi thực tiễn này chưa thực sự đầy đủ theo các quy định của Bộ luật dân sự cũng như Luật SHTT, cụ thể theo quy định tại Điểm 4.2 Thông tư 01 hướng dẫn thi hành một số điều của Luật SHTT, Giấy ủy quyền phải có chữ ký, họ tên và chức vụ của người đại diện hợp pháp và pháp luật hiện hành không yêu cầu người nộp đơn phải cung cấp tài liệu chứng minh thẩm quyền của người đại diện hợp pháp trừ trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của các tài liệu nêu trong đơn. Trong khi đó, Điều 91 Bộ Luật dân sự quy định người đại diện của pháp nhân có thể là đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền. Như vậy có thể hiểu rằng, người đại diện theo pháp luật và người đại diện theo ủy quyền của pháp nhân theo quy định của Bộ luật dân sự đều là những người đại diện hợp pháp của pháp nhân và do vậy đều có đủ thẩm quyền ký các tài liệu nhân danh pháp nhân mà không cần phải cung cấp tài liệu chứng minh thẩm quyền trừ trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của các tài liệu nêu trong đơn.

Hiện nay, các hướng dẫn theo Thông báo số 13822 vẫn đang được áp dụng mặc dù có nhiều ý kiến đóng góp/phản đối. Vì vậy, trước khi tiến hành ký giấy tờ/tài liệu, nếu cần thiết, người nộp đơn nên trao đổi trước với đại diện SHTT của mình tại Việt Nam để có thể nhận được sự hướng dẫn kịp thời nhằm đơn giản hóa thủ tục trong một số trường hợp và tránh các thiếu sót trong quá trình thực hiện các thủ tục tại Cục SHTT.